Creo que todos estaremos de acuerdo en que la comunicación es la piedra angular de toda organización. La forma en que una organización se comunica tanto interna como externamente refleja a la empresa en su conjunto, incluida su reputación.
En la vida real, incluso implantando las medidas de comunicación apropiadas, aún ocurren un sinfín de problemas con los que hemos de contar cuando hablamos de comunicar nuestras ideas en las organizaciones.
¿Por qué es importante la comunicación?
Las empresas invierten mucho tiempo y energía tratando de establecer métodos claros de comunicación con el fin de generar confianza tanto entre los empleados como con otros agentes externos como proveedores y clientes.
La fuerte confianza entre empleados y empleadores conduce a una mayor moral y productividad general. Los equipos trabajan juntos de manera más eficiente y los gerentes son más transparentes sobre los próximos cambios que afectan a sus equipos. En lugar de abrirse camino a través de la cadena de mando, cuando un empleado necesita que se aborde un problema, envía un mensaje directo a la parte correspondiente y obtiene una respuesta rápida.
En cuanto a las ventajas de lograr una comunicación fluida y confiable con clientes y proveedores, qué duda cabe que el beneficio es inmediato en la cuenta de resultados.
Es por ello que considero muy, pero que muy rentable el que cualquier organización, del tamaño y sector que sea, desarrolle en sus equipos Habilidades de comunicación en el trabajo.
En esta sesión de hoy voy a centrarme en 4 aspectos clave para mejorar las Habilidades de comunicación en el trabajo
Qué duda cabe que unas buenas habilidades de comunicación nos pueden ayudar en todos los aspectos de la vida, desde las relaciones personales hasta la educación y el éxito profesional.
En esta sesión de hoy nos vamos a centrar en cuatro aspectos cruciales que nos ayudarán a mejorar nuestras habilidades de comunicación, que son:
1. ¿Cómo sueno?
2. ¿Qué dice mi lenguaje corporal sobre mí?
3. ¿Dónde miro?
4. ¿Y por qué escuchar es además una parte importante de la comunicación?
Al final de la sesión, comentaremos una serie de consejos clave sobre cómo y cuándo hacer preguntas en las reuniones. Así que asegúrate de quedarte que seguro que te gustan.
Las habilidades de comunicación resultan vitales para casi cualquier rol en cualquier organización. Y es una habilidad útil tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Si eres un profesional, es probable que necesites aprender a comunicarte bien con tus compañeros. No hemos de dar por hecho que sabemos hacerlo bien porque muy a menudo no nos han enseñado a hacerlo mejor. Y los resultados son tremendos cuando no se sabe hacer.
La conclusión es que todos pueden beneficiarse de que sepamos comunicar nuestros mensajes: el que expone y los que escuchan.
Hoy nos vamos a centrar en mejorar nuestras habilidades de comunicación tanto verbal como no verbal. Lo cual es buen primer paso para tomar conciencia de cómo estamos comunicando actualmente. Para hacer esto, considera grabarte hablando. Una grabación de video podría ser lo más útil porque podrás evaluar cómo estás comunicando, tanto verbal como no verbalmente. Y te garantizo que te sorprenderás
Ahora que hemos establecido que la gran mayoría de personas en las empresas debemos trabajar constantemente para ser unos comunicadores efectivos, hablemos de las 4 preguntas que deberíamos hacernos todos los días para asegurarnos de que estamos comunicando de manera efectiva.
Pregunta 1: ¿cómo sueno? Cuando comuniques verbalmente, trata de emplear una voz que sea fácil de escuchar y que muestre seguridad. Sé que esto puede ser un desafío. El miedo a hablar en público es una fobia muy común. Y podría resultar difícil sonar seguro si no te sientes así. Pero la forma en que entregues tu mensaje puede afectar la forma en que la audiencia lo recibe. Entonces, repasemos los elementos clave del sonido.
Primero, veamos cómo sonar confiado y relajado. Las personas que hablan con confianza son comunicadores efectivos porque las personas suelen estar más inclinadas a creerle a alguien que habla con confianza. Puedes usar técnicas de relajación como respirar profundamente y liberar activamente la tensión en sus hombros. Además, ten cuidado con las palabras de relleno, las “muletillas” como «um», «uh» y «me gusta» que tienden a colarse en nuestro discurso casi sin querer. Si bien puede parecer natural usar una de estas muletillas después de completar una oración para hacer una pausa y recopilar sus pensamientos, las “mulerillas” pueden distraer a la audiencia y minar la apariencia de certeza en lo que estás diciendo.
Para trabajar en cómo evitar estas palabras, intenta respirar profundamente cuando necesites hacer una pausa para ordenar tus pensamientos o cuando estes buscando la palabra ideal para hacer la transición al siguiente punto.
Otro elemento importante al hablar es la velocidad. Es común que los nervios te hagan acelerarte cuando empiezas a hablar, pero la buena noticia es que esto es muy fácil de corregir. Comienza por ser consciente de tu ritmo. Si notas que está hablando rápido, haz una pausa una vez que hayas terminado la oración. Toma una respiración lenta y profunda y luego comienza con la siguiente oración, prestando atención a mantener un ritmo uniforme. Recuerda que a las personas les tomará más tiempo procesar lo que dices porque la información será nueva para ellos. En general, habla un poco más despacio de lo que le parezca natural.
Si deseas evaluar tu velocidad: un buen rango de discurso tiende a ser entre 140 y 160 palabras por minuto. Puedes calcular tus palabras por minuto grabándote a ti mismo leyendo un texto de forma natural y viendo cuántas palabras dices en un minuto.
Pregunta 2: ¿Qué dice mi lenguaje corporal sobre mí? Es posible que estés familiarizado con nuestro lema en Presentología: “no es lo que dices, sino cómo lo presentas”. Es cierto que gran parte del significado de tu mensaje se comunica de forma no verbal.
La comunicación no verbal es una transferencia de información mediante el uso del lenguaje corporal como el contacto visual, la expresión facial y los gestos. La comunicación no verbal es importante porque nos brinda información valiosa sobre una situación, incluido cómo se puede sentir una persona, cómo recibe la información y cómo podemos abordar a esa persona o grupo de personas.
Prestar atención a lo que se está comunicando de manera no verbal y desarrollar la capacidad de leer el lenguaje corporal de los demás es una habilidad muy valiosa que puede resultar muy provechosa a lo largo de nuestra carrera profesional.
La comunicación no verbal es importante tanto cuando formas parte de la audiencia como cuando eres el orador. Para prestar atención a lo que está comunicando de forma no verbal como parte de la audiencia, trata de evitar movimientos que puedan indicar que estás distraído. Los movimientos distraídos pueden incluir mirar su reloj o el teléfono, tocar un bolígrafo o escribir cuando alguien está hablando. Si estás en una reunión de equipo, evita intercambiar comunicaciones verbales o no verbales con otras personas que estén escuchando al orador. Esto puede incluir hacer comentarios, levantar una ceja o tocar a alguien en el brazo. Acciones como estas pueden hacer que el hablante sienta que no está siendo escuchado.
Puede ser muy útil “espejar” el estilo de comunicación no verbal que te haga sentir escuchado. Por ejemplo, si ves que alguien asiente con la cabeza, está comunicando aprobación, asiente y ofrécele feedback. Como orador, trata de acompañar tu mensaje con movimientos de manos adecuados. Usar un lenguaje corporal expresivo natural siempre resulta beneficioso. Pero evita los movimientos repetitivos o los gestos bruscos con las manos que pueden distraer a quien te escucha.
Pregunta 3: ¿dónde miro? El contacto visual es una parte clave de la comunicación no verbal. Algo tan simple como hacer contacto visual mientras hablas puede ayudarte a mejorar tus habilidades de comunicación. Hacer contacto visual ayuda a establecer una conexión con la persona o el público al que le estás hablando. Pero dónde mirar cuando se habla puede variar según el entorno. Si estás presentando, querrás practicar el contacto visual con personas en diferentes áreas de la sala para involucrar a toda tu audiencia.
Si estás practicando en una habitación vacía, elije diferentes puntos en la pared en el lado izquierdo, medio y derecho de la habitación al nivel de los ojos en el que creas que estará tu audiencia. Practica cambiando tu enfoque a estos diferentes puntos para imitar el contacto visual con diferentes miembros de tu audiencia. Si estás hablando en una reunión o en una reunión cara a cara, asegúrate de tener la cabeza erguida y mantener el contacto visual con la persona con la que estás hablando. Cuando estés en una reunión de video, intenta mirar a la cámara en lugar de mirar a la cara de la persona. Mirar directamente a la cámara es lo que resulta más natural ya que imita el contacto visual.
Pregunta 4- ¿por qué escuchar es una parte importante de la comunicación?. Como probablemente ya te hayas dado cuenta, ser un comunicador efectivo significa más que solo hablar con confianza y claridad. Una parte vital de la comunicación es escuchar y hacer que alguien se sienta escuchado. La escucha activa es una técnica en la que las personas utilizan técnicas de comunicación verbal y no verbal para convertirse en mejores oyentes. Mejorar nuestras habilidades de escucha activa nos ayuda a comunicarnos mejor con los demás cuando realizamos una reunión, una presentación o incluso cuando participamos en una conversación uno a uno.
Prueba estas sencillas técnicas para mejorar tus habilidades de escucha:
– Parafrasear: resume los puntos principales del mensaje que compartió el orador para demostrar que te importa comprender lo que ha dicho. Esto también le dará al orador la oportunidad de aclarar información que no haya quedado clara y ampliar su mensaje. Esto puede ser especialmente efectivo en la resolución de conflictos. Por ejemplo, si no estamos de acuerdo con alguien, intentemos usar sus propias palabras para expresar lo que creemos que quiso decir la otra persona. Comienza usando frases como «Te escuché decir» o «Creo que estás diciendo«. Esto ayuda a la otra persona a saber que la hemos escuchado y si hemos entendido o no lo que está tratando de decir.
Si estamos resolviendo un conflicto, considera incluir una emoción que refleje en el mensaje de la otra persona. El uso de frases como «parece que sientes» o «creo que sientes» puede confirmar los sentimientos de la otra persona en el contexto de la discusión y puede ayudarla a seguir adelante y buscar soluciones constructivas al conflicto.
– Muestra empatía: si la situación lo requiere, asegúrate de que el orador comprende que puede reconocer tus emociones y compartir tus sentimientos. Al mostrar compasión en lugar de simplemente decir que la sientes, conectarás con la persona y comenzarás a establecer un sentimiento de confianza mutua. Un ejemplo podría ser «Siento mucho que estés lidiando con este problema. Analicemos algunas formas en las que puedo ayudarte«.
Comparte experiencias similares: comentar situaciones similares no solo le mostrará al orador que has interpretado correctamente su mensaje, sino que también puede ayudarlo a relacionarse contigo. Si el orador ha compartido un problema, brindar información sobre cómo resolvería desafíos similares siempre resulta algo valioso para los demás. Por ejemplo, podría compartir: «Yo también tuve dificultades para comenzar con este programa. Pero se vuelve mucho más fácil. Después de unas pocas semanas, me sentí completamente cómodo usando sus nuevas funcionalidades.»
– Recuerda información previamente compartida: haza un esfuerzo por recordar conceptos clave, ideas y otros puntos críticos que la otra persona haya compartido en el pasado. Si lo haces, demuestras que no solo estás escuchando lo que está diciendo actualmente, sino que también retienes información y recuerdas detalles específicos. Por ejemplo, podrías decir: «La semana pasada mencionaste que ibas a agregar un coordinador más senior para ayudar con esta cuenta. Y creo que es una gran idea».
– Sonríe y asiente. Si de vez en cuando ofreces unos cuantos asentimientos sencillos, demuestras que entiendes lo que te dicen. Un asentimiento es una señal de apoyo útil y no necesariamente comunica que estás de acuerdo con el orador, solo que puedes procesar el significado de su mensaje. Y más aún, una pequeña sonrisa anima al hablante a continuar.A diferencia del asentimiento, la sonrisa comunica que estás de acuerdo con su mensaje o que estás contento con lo que tiene que decir.
Y ahora, como contenido adicional, hablemos sobre cuándo y cómo hacer preguntas. Si está escuchando a alguien hablar, espera hasta que termine de hablar para comenzar a hacerle preguntas. Evita interrumpir a mitad del discurso, ya que esto puede interrumpir la conversación. Esta es la mejor práctica si estás en una presentación, en un grupo pequeño o incluso en una conversación individual.
Cuando sea el momento apropiado para hacer preguntas, intenta hacer preguntas abiertas que recopilen más información y aseguren que la persona que habló se sienta escuchada. Asegúrate de que estas preguntas no puedan responderse con un simple sí o no (preguntas cerradas). Por ejemplo, si alguien me ha pedido que realice cambios en un proceso, en lugar de simplemente preguntar «¿hay algún problema con el proceso actual?» Mejor Intenta preguntar, «mencionaste algunos puntos realmente interesantes. ¿Qué cambios te gustaría hacer en el proceso de inmediato y cuáles son las posibles mejoras a largo plazo?»
Si alguien está compartiendo detalles sobre un tema, puedes hacer preguntas directas que guíen al orador para que ofrezca más detalles o para reducir el tema. Por ejemplo, si alguien en su equipo dice que se siente sobrecargado de trabajo, podrías pedirle información más específica diciendo: «Cuéntame más sobre su carga de trabajo actual. ¿Cuál de estos proyectos es el que consume más tiempo?«. Hacer preguntas que le permitan a la persona con la que estás hablando brindarle más señales de contexto de que valoras su opinión y deseas escuchar más.
En resumen, para mejorar tus habilidades de comunicación, házte estas cuatro preguntas:
– ¿Cómo sueno?
– ¿Qué dice mi lenguaje corporal sobre mí?
– ¿Dónde estoy mirando?
– ¿Y por qué escuchar es una parte importante de mi comunicación?
– Y, por último, asegúrate de hacer preguntas abiertas cuando desees recopilar más información y hacer que la audiencia se sienta escuchada.
Creo que descubrirás que una vez que comiences a prestar atención a tu tono de voz, si haces contacto visual y escuchas activamente a los demás, tus habilidades de comunicación mejorarán tremendamente.
Estos temas forman parte de una formación más completa a la que denominamos Presentología – La Ciencia de las Presentaciones
Una formación en la que empleamos un método paso a paso para desarrollar tu mensaje alineando los 3 aspectos clave en cualquier mensaje: Duración-Objetivo-Formato