Hacer una presentación en público y que tu mensaje llegue, depende de muchos factores, pero hay algo que en el fondo nunca falla:
La claridad
¿Por qué? porque opino que “La claridad lleva a la acción, y la acción a los resultados”
Y si no se hace así ¿qué efectos tiene?…
Algo tan devastador como lo que le ocurrió al transbordador espacial Columbia cuando emprendió su 133.a y última misión el 16 de enero de 2003 con siete astronautas a bordo.
Unos 82 segundos después del despegue, el Columbia recibió un impacto en el ala izquierda provocado por el desprendimiento de un trozo de espuma del tamaño de una maleta procedente del depósito de combustible externo. El impacto produjo un agujero de más de 15 centímetros de diámetro que permitió la entrada en el ala de gases calientes durante el retorno del transbordador a la atmósfera el 1 de febrero.
¡Y Bum! El Columbia se desintegró en el aire sobre el estado de Texas y los siete tripulantes fallecieron. Fue un impacto tremendo. Una noticia que nos dejó a todos en estado de shock.
Durante las dos semanas que duró la misión, la NASA llevó a cabo una evaluación de los riesgos. Durante dicha evaluación se determinó (erróneamente), que era poco probable que el impacto pudiese poner en peligro la misión.
Con posterioridad al accidente el Comité de Investigación del Accidente del Columbia (CAIB, por sus siglas en inglés) se propuso analizar si la evaluación del riesgo podría haber sido más eficaz.
Para ello contó con la ayuda del profesor Edward Tufte —probablemente, el mayor experto en diseño de información del mundo en aquellos momentos—, el cual evaluó la manera en la que la NASA había presentado la información a nivel interno.
En el ensayo The Cognitive Style of PowerPoint (el estilo cognitivo de PowerPoint), Tufte llegó a la conclusión de que, debido a la costumbre de la NASA de condensar complejos datos técnicos en diapositivas, la evaluación de riesgos resultaba confusa y difícil de entender.
“Confusa y difícil de entender…”
Sin embargo, los responsables que asistieron a las presentaciones tomaron decisiones muy importantes en función de lo que vieron y oyeron en esa presentación del informe de riesgos.
De todo lo anterior se deduce algo importante: una mala presentación no solo resulta aburrida, también puede hacer que se tomen malas decisiones.
Aunque las circunstancias fueran excepcionales, los 4 problemas que afectaron a la NASA son muy típicos; seguro que reconoces más de uno en presentaciones a las que asistes diariamente:
- Falta de narración: “No es de extrañar que los directivos leyeran esta diapositiva y no se dieran cuenta de que la vida de los tripulantes corría riesgo”. Así describe el informe del accidente de la NASA una de las diapositivas más importantes de la evaluación de riesgos. Al no haber un hilo argumental, los asistentes no distinguieron qué datos eran importantes ni cómo encajaban unos datos con otros.
- Formato y estructura inadecuados: Las diapositivas de la presentación de la NASA contenían mucho texto y cinco niveles distintos de enumeración. No se emplearon diagramas para explicar la relación de los datos con el problema ni para presentar las probabilidades de forma que los asistentes pudiesen procesar una información tan compleja con rapidez. Los informes estadísticos y los libros blancos explican a fondo las cuestiones complejas o con matices, pero no es posible trasladar el nivel de profundidad de los informes de los ingenieros de la NASA a una diapositiva, por lo que la información aparecía excesivamente condensada o esquematizada, con lo que resultaba muy difícil de entender.
- Falta de autenticidad: Tufte señala que los ingenieros de la NASA se refirieron alguna vez a la “auto-promoción” que suponía la presentación realizada. En vez de explicar la complejidad y la incertidumbre de la situación, lo que probablemente hubiera debilitado su imagen y su status, trataron de defender un punto de vista de manera intensiva.
- Falta de interacción: El formato elegido para realizar la presentación invitaba a escuchar, no a debatir ni a hacer preguntas por parte de los asistentes. En concreto, en muchas diapositivas el título ya era la conclusión de las razones que se exponían a continuación, lo cual obstaculizaba el debate desde el mismo comienzo de cada punto a tratar.
Aunque, por fortuna, la mayoría de nosotros nunca tendrá que enfrentarse a una crisis de esta magnitud y complejidad, antes o después sí que nos veremos en la obligación de presentar información ante un público que va a tener que tomar una decisión crucial en función de lo que presentemos.
El informe elaborado por la NASA se basó en la experiencia personal de expertos y también en investigaciones científicas sobre cómo entendemos las historias que oímos y vemos. La conclusión demoledora a la que llegó el informe es que demostró que los 4 errores arriba mencionados son muy comunes a la hora de preparar y de dar una presentación en entornos corporativos, docentes y científicos.
Algo que puede solucionarse si tenemos en cuenta la diferencia entre los principios más básicos que nos han de llevar de los datos a la información; de la información al conocimiento; y finalmente del conocimiento a la acción.
Y es que no todo es lo mismo, no todo vale en nuestra presentación.
Si recopilamos todos los datos, los filtramos , los procesamos y los ponemos en contexto damos un paso muy importante ya que conseguimos que un montón de datos inconexos se conviertan en información de utilidad.
No es lo mismo decir que “las ventas son 100.000€”: lo cual es un dato, un dato que así, fuera de contexto no nos dice nada.
Que decir que “las ventas han crecido un 5% respecto al año anterior en Europa”, esto ya es hablar de información filtrada y en un contexto.
Pero podemos ir un paso más allá y decir que “las ventas han crecido un 5% respecto al año anterior en Europa, lo cual es más que en otros continentes. En base a nuestra experiencia el crecimiento se consolidará el resto del semestre en base a los datos del Banco Mundial”
Al hacer esto, a la información además le hemos añadido comparaciones, predicciones y hemos buscado conexiones: Algo de tremendo valor que no todo el mundo es capaz de aportar.
Entonces esta información se convierte en conocimiento.
Y aquí es cuando se produce la magia: el conocimiento es ni más ni menos lo que reduce la incertidumbre y facilita la toma de decisiones y la acción.
De ahí por qué afirmo e insisto una y otra vez en la importancia de preparar con esmero nuestras presentaciones corporativas.
No “vale todo”. Si simplemente dejamos caer datos y más datos abarrotando las diapositivas con más y más datos, el mensaje no llega con claridad y no se produce la acción.
Como ves se trata de algo que con un poco de práctica puedes llegar a dominar con el Método adecuado.
Si necesitas poder hacer presentaciones a equipos, reuniones de trabajo, presentaciones ante un gran público y tener la libertad de hablar sobre lo que desees, donde desees, 𝘁𝗲 𝗽𝗿𝗼𝗽𝗼𝗻𝗴𝗼 𝗾𝘂𝗲 o bien:
-Me escribas para que podamos conocernos (Mi email es info@formacionrekapp.com)
-Me llames para que hablemos (Mi tel es +34 648 011 981)
-Reserves 30 minutos en este enlace para que hablemos por video llamada
𝗘𝗹𝗶𝗴𝗲 𝗲𝗹 𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮𝘁𝗼 𝗱𝗲 𝗰𝗼𝗺𝘂𝗻𝗶𝗰𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗾𝘂𝗲 𝘁𝗲 𝗿𝗲𝘀𝘂𝗹𝘁𝗲 𝗺𝗮́𝘀 𝗰𝗼́𝗺𝗼𝗱𝗼, pero elige uno, cuando saborees esa libertad que te ofrezco, no vas a poder creer como has vivido hasta ahora sin tenerla.
Siempre desde la voluntad de ayudarte,
Un saludo
Santiago.
