Fernando tiene un problema pero aún no lo sabe. Es economista y trabaja desde hace 10 años en una pyme, hoy martes desde la dirección general, le han pedido que el viernes presente la previsión del nuevo año en ventas y las medidas necesarias para cumplir esta previsión.
En su primer año como Director de Expansión con un equipo de 35 personas a su cargo, desea con todas sus fuerzas dar una buena imagen a la cúpula directiva.
Es su primera gran prueba para demostrar lo que sabe hacer. Es un fiera de la economía, las estadísticas, los informes…
Está motivado, pero aún no es consciente de que se le hará muy cuesta arriba crear una buena presentación.
Tiene muchos datos, poco que decir.
Lleva desde el martes analizando los datos, consiguió hacer una previsión de ventas impresionante. Había tenido en cuenta todas las variables posibles y planteado distintos escenarios donde las cosas podrían ir regular, bien o muy bien.
A esto le sumamos que se le habían ocurrido unas ideas muy interesantes para ahorrar tiempo y dinero a la compañía, todo de 10.
Creó una presentación con diapositivas de la que estaba realmente orgulloso.
Al mandarle el documento por correo electrónico el jueves por la tarde a uno de los directivos para tenerlo informado, este le respondió a los 5 minutos.
“Fernando, discúlpame, pero no me he enterado de nada. Veo muchos datos que, probablemente tengan mucho sentido, pero no sé cuál es el mensaje principal que quieres transmitir. Sin tener en cuenta el diseño, que tampoco ayuda nada, lo único que veo es una serie de bullet points, ideas sueltas y números. No me ha quedado clara la conexión de todas esas propuestas con los números. Y lo peor, me he aburrido mucho mientras lo intentaba leer. Quizás los números sean inigualables, pero la presentación es infumable.”
A Fernando le acababa de caer un cubo de agua fría, helada encima.
No se lo esperaba
Parece que todo tenía sentido en su cabeza, pero la presentación que había creado, no lo transmitía.
Así no conseguiría que el comité de dirección entendiera por qué era importante invertir en sus propuestas, de poco le iban a servir sus carreras, su experiencia, su equipo… Estaba realmente nervioso y se sentía muy bloqueado.
¿Qué le hace falta a Fernando?
El principio de la pirámide de Barbara Minto.
Contenido
Le falta entender que “Si nuestro cerebro procesa la información siguiendo una estructura piramidal, agrupando las ideas ¿por qué no hacemos las presentaciones con la misma estructura?»
En el libro “The pyramid principle”, Barbara Minto cuenta cómo los consultores de su empresa (McKinsey) no eran capaces de llamar la atención de los clientes en sus presentaciones.
Aburrían, se atascaban con los datos.
¿La razón?
Iban de lo general a lo particular. Primero mostraban una ristra de datos para, al final de la presentación, dar una respuesta. Tenemos que entender que, el fin de una presentación no es mostrar solo los datos sino facilitar la comprensión de las ideas.
“La clave es exponer las preguntas, problemas y respuestas al principio para despertar la atención desde el inicio, creando una estructura piramidal de ideas donde cada nivel de información responda y argumente una pregunta del nivel superior.”
Tiene sentido que, de esta manera, el receptor esté atento al resto de la presentación para ver si se resuelven las preguntas y problemas planteados al principio.
De esta manera generamos expectativas y los oyentes van a querer resolver todas las dudas que se le pasen por la cabeza en esa reunión.
¿Por qué dice esta persona que podemos solucionarlo?
¿Cómo pretende esta persona alcanzar estos objetivos?
¿De verdad podremos lanzar ese servicio a mitad de año?…
Aplicando el principio de la pirámide
Debe estructurar su presentación empezando por el final, es decir, aplicando el esquema de la pirámide:
-
Situación actual
“Vendemos “1.000.000” artículos al año en nuestras 30 tiendas, con un total de 180 trabajadores.
-
Problema
He detectado que estos años atrás, se pierde demasiado tiempo a la hora de colocar las prendas del probador en su lugar 30 minutos diarios por trabajador. Esto hace que muchos clientes no encuentren sus tallas y se vayan.
-
Pregunta
¿Por qué? Los trabajadores tienen que revisar los probadores y dejarlos en orden para el siguiente cliente, perchar o doblar la prenda, avisar al departamento para que lo coloque, pudiendo la persona ir o no, según se encuentre esta cobrando en caja o atendiendo a algún cliente.
-
Solución
- ¿Cómo solucionarlo? Hay que cambiar el sistema de recogida de esas prendas.
- ¿Cuánto tiempo se puede ahorrar? 1 hora al día.
- ¿Cuánto incrementaría las ventas? un 20%
- ¿Cuánto cuesta implementarlo y cuándo se recuperarían? 15.000€ al año, que se amortizarían en los 3 primeros meses.
Para trabajar la emoción todos estos datos, éstos se pueden contar como una historia, lo que un cliente vive día a día en una de sus tiendas.
Basado en esta estructura, Fernando consigue conectar cada dato con el problema planteado al inicio. Un mensaje redondo.
La pirámide y el storytelling: análisis y emoción.
Y como «de nada sirve saber hacer si no se hace saber.”
Te he traído esta historia sobre Fernando, una persona con una mentalidad muy analítica, que con trabajo y un Método, puede conseguir crear presentaciones que capten la atención y emocionan.
Resumiendo
- Ordena las ideas utilizando el planteamiento de Minto
- Evidencias /datos que corroboren cada argumento
- Expón el problema al principio y utiliza la técnica del storytelling para mantener la atención.
- Sorprende desde el inicio para despertar la atención de tu audiencia.
- Sé breve y conciso en la introducción, no abrumes con datos.
- El diseño de tu documento, no es tan importante. Existen plantillas fácilmente aplicables que alternan entre diferentes diseños en cuestión de minutos.
Este artículo es sólo la punta del iceberg, si con esto ya te he ayudado imagina todo lo que puedes conseguir con la formación que tengo totalmente enfocada en el arte de la presentaciones (Presentología – La Ciencia detrás de las Presentaciones).
Cuando curses esta formación vas a poder hacer presentaciones a equipos, reuniones de trabajo, presentaciones ante un gran público, vas a tener la libertad de hablar sobre lo que desees, donde desees, vas a obtener libertad.
Te propongo que o bien:
–Me escribas para que podamos conocernos (Mi email es info@formacionrekapp.com)
–Me llames para que hablemos (Mi tel es +34 648 011 981)
–Reserves 30 minutos en este enlace para que hablemos por video llamada
Elige el formato de comunicación que te resulte más cómodo, pero elige uno, cuando saborees esa libertad que te ofrezco, no vas a poder creer como has vivido hasta ahora sin tenerla.
Siempre desde la voluntad de ayudarte,
Recibe un saludo,
Santiago.
