Si las aplicaciones de control de tiempo no te funcionan; prueba esto…

¿Cómo monitorizas tu tiempo?

Monitorizar cómo gastamos nuestro tiempo nos ofrece una gran cantidad de información útil: puedes saber a qué hora del día eres más productivo, ayudarte a crear mejores estimaciones de cuánto tiempo me llevarán las tareas y mostrarte en qué actividades deberías realizar un corte para enfocar tu energía en una nueva idea o proyecto.

En fin: Productividad al 100% – en estado puro.

Y es que la forma más precisa de controlar cómo gastas tu tiempo es utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo (Time Trackers).

Existen muchas de estas aplicaciones en el mercado y para diversas plataformas. Por ejemplo:

Por mi experiencia, el problema es que estas aplicaciones te suponen mucha sobrecarga de trabajo ya que para detectar tu “patrón del tiempo” debes registrar tareas tiempo de inicio-tiempo de finalización muy diligentemente (o asegurarse de que la aplicación las registre correctamente) y clasificar su tiempo de seguimiento en categorías.

En fin, un “trabajazo” tremendo ya que debes parar después de cada tarea, por breve que sea, para capturar el tiempo dedicado con precisión y clasificarlo adecuadamente…

Y eso, paradójicamente nos lleva a pensar que resulta ”una pérdida de tiempo”.

Si el seguimiento de nuestro tiempo a un nivel tan detallado y granular nos parece un “castigo”, pero aún deseas conocer cómo y dónde pasas tu tiempo, podemos considerar un “hermano menor”, menos amenazante pero que nos proporcionará mucha información a la hora de planificar y analizar el resultado de nuestro tiempo: una agenda-diario de productividad.

¿Qué es una Agenda-Diario de Productividad?

Puedes llevarlo tanto en Papel o en formato Online, pero lo importante es el objetivo final del mismo

Cuando pensamos en la palabra diario, la imagen que se desliza en nuestra mente es la del diario que de pequeños-adolescentes algunos escribíamos con todo lo que nos llamaba la atención. Con todo lo que no queríamos que nadie más (y menos nuestros padres) conocieran. Era mi “confidente” silencioso

Pero un diario de productividad no es simplemente un diario “para adultos”. Es un lugar para registrar actividades, pero el registro de esas actividades es más práctico que emocional. Es más “Trabajé en un proyecto todo el día” y menos “Participar en este proyecto reavivó mis sueños de conseguir resaltar y mejorar mi puesto de trabajo”.

Por eso esta herramienta supone algo más que o simplemente una “agenda”. Ya que te permite añadir en un mismo formato tu pare racional – planificación, priorización, protección y progreso – y combinarla con una poderosa y potente parte emocional – qué ha supuesto eso para ti

Puedes documentar esa información donde quieras: un cuaderno de papel, una aplicación o cualquier otro lugar que guarde texto.

Yo sinceramente empleo y recomiendo en un soporte como el siguiente:

 

Haz Click AQUI para conocerla

Pero ¿Cómo funciona la Agenda-Diario de productividad?

Empleando la metodología del “Diario Intersticial”. Tony Stubblebine, fundador y CEO de Coach.me, recomienda un método de diario de productividad al que llama Diario Intersticial:

Durante el día, escribe un pequeño diario cada vez que pases de un proyecto de trabajo a otro. Escribe algunas anotaciones en su agenda-diario sobre lo que acabas de hacer, y luego unas oraciones más sobre lo que estás a punto de hacer.

Por ejemplo, supongamos que terminaste un proyecto y ahora responderás correos electrónicos. Antes de continuar respondiendo correos electrónicos, tómate unos minutos para agregar un comentario en tu su agenda-diario y escribe algo sobre la tarea que completaste y la tarea a la que vas a comenzar. Hazlo cada vez que cambies de tarea a lo largo del día.

El diario intersticial te ofrece tres grandes beneficios.

  • Primero, el hecho de tener que escribir en tu agenda-diario cada vez que cambias de tarea podría animarte a no distraerte del trabajo que te has propuesto lograr. Digamos que estás trabajando en un proyecto pero te da cuenta de que tienes varias notificaciones nuevas de Twitter. Puesto que si revisas las notificaciones, tendrás que escribir en su diario; ese trabajo adicional podría alentarte a no distraerte y a cumplir con la tarea en cuestión.
  • En segundo lugar, el método del diario intersticial te permite capturar cómo pasó tu tiempo de forma tan granular como lo haría con una aplicación de seguimiento de tiempo. Como estás documentando cada vez que cambias de tarea, tienes información detallada que puedes consultar más adelante para averiguar exactamente cuánto tiempo te llevó completar una tarea o cuánto tiempo pasas cada semana respondiendo correos electrónicos o en reuniones.
  • Finalmente, escribir sobre las tareas que completas te ofrece un momento para reflexionar sobre esas tareas. Por ejemplo, puedes notar que algo que pensabas que no te iba a tomar mucho tiempo, como responder correos electrónicos, y te das cuenta de que en realidad abarca una buena parte de tu día. Hacer una pausa para reflexionar te brinda espacio para identificar impedimentos a su productividad y pensar en cómo eliminar esos impedimentos.

Eso sí, al igual que el uso de una aplicación de seguimiento del tiempo, el diario intersticial requiere de “gastos generales”: Pasarás algo de tiempo a lo largo del día escribiendo sobre cómo estás gastando tu tiempo. Y es que el que algo quiere…algo le cuesta.

Y no lo olvides, “sólo cuando tú creces tus resultados crecen”.


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