¿Cómo monitorizas tu tiempo?
Monitorizar cómo gastamos nuestro tiempo nos ofrece una gran cantidad de información útil. Puedes saber a qué hora del día eres más productivo, ayudarte a crear mejores estimaciones de cuánto tiempo te llevarán las tareas. Además, mostrarte en qué actividades deberías realizar un corte para enfocar tu energía en una nueva idea o proyecto.
En fin: Productividad al 100% – en estado puro.
La forma más precisa de controlar cómo gastas tu tiempo es utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo (Time Trackers).
Existen muchas de estas aplicaciones en el mercado y para diversas plataformas. Por ejemplo:
- Everhour (web)
- FreshBooks (Android, iOS, web)
- HourStack (Android, iOS, web)
- Timely (Android, iOS, macOS, web, Windows)
- Toggl (Android, iOS, Linux, macOS, web, Windows)
Por mi experiencia, el problema es que estas aplicaciones te suponen mucha sobrecarga de trabajo. Esto debido a que, para detectar tu “patrón del tiempo” debes registrar las tareas con tiempo de inicio-tiempo de finalización.
En fin, un “trabajazo” tremendo ya que debes parar después de cada tarea, por breve que sea. Para poder capturar el tiempo dedicado con precisión y clasificarlo adecuadamente.
Eso, paradójicamente nos lleva a pensar que resulta “una pérdida de tiempo”.
Si ese seguimiento tan detallado te parece agobiante, pero igual desees tener una buena gestión del tiempo, puede optar por una agenda-diario de productividad. Con ella puedes tener la información necesaria para una buena gestión del tiempo.
¿Qué es una Agenda-Diario de Productividad?
Contenido
Puedes llevarlo tanto en Papel o en formato Online, pero lo importante es el objetivo final del mismo.
Cuando pensamos en la palabra diario, la imagen que se desliza en nuestra mente es la del diario que de pequeños-adolescentes algunos escribíamos con todo lo que nos llamaba la atención. Con todo lo que no queríamos que nadie más (y menos nuestros padres) conocieran. Era mi “confidente” silencioso.
Pero un diario de productividad no es simplemente un diario “para adultos”. Es un lugar para registrar actividades, pero el registro de esas actividades es más práctico que emocional. Es más “Trabajé en un proyecto todo el día” y menos “Participar en este proyecto reavivó mis sueños de conseguir resaltar”.
Por eso esta herramienta supone algo más que o simplemente una “agenda”. La misma te permite añadir en un mismo formato tu pare racional – planificación, priorización, protección y progreso – y combinarla con una poderosa y potente parte emocional – qué ha supuesto eso para ti.
Puedes documentar esa información donde quieras: un cuaderno de papel, una aplicación o cualquier otro lugar que guarde texto.
Yo sinceramente empleo y recomiendo en un soporte como el siguiente:
Pero ¿Cómo funciona la Agenda-Diario de productividad?
Empleando la metodología del “Diario Intersticial”. Tony Stubblebine, fundador y CEO de Coach.me, recomienda un método de diario de productividad al que llama Diario Intersticial:
Durante el día, escribe un pequeño diario cada vez que pases de un proyecto de trabajo a otro. Escribe algunas anotaciones en tu agenda-diario sobre lo que acabas de hacer, y luego unas oraciones más sobre lo que estás a punto de hacer.
Por ejemplo, supongamos que terminaste un proyecto y ahora responderás correos electrónicos. Antes de continuar respondiendo correos electrónicos, tómate unos minutos para agregar un comentario en tu su agenda-diario. Escribe algo sobre la tarea que completaste y la tarea a la que vas a comenzar. Hazlo cada vez que cambies de tarea a lo largo del día.
El diario intersticial te ofrece tres grandes beneficios
Primero, el hecho de tener que escribir en tu agenda-diario cada vez que cambias de tarea podría animarte a no distraerte del trabajo que te has propuesto lograr.
Digamos que estás trabajando en un proyecto, pero te da cuenta de que tienes varias notificaciones nuevas de Twitter. Puesto que, si revisas las notificaciones, tendrás que escribir en tu diario. Ese trabajo adicional podría alentarte a no distraerte y a cumplir con la tarea en cuestión.
En segundo lugar, el método del diario intersticial te permite capturar cómo pasó tu tiempo de forma tan granular como lo haría con una aplicación de seguimiento de tiempo.
Como estás documentando cada vez que cambias de tarea, tienes información detallada. La cual puedes consultar más adelante para averiguar exactamente cuánto tiempo te llevó completar una tarea. También puedes ver cuánto tiempo pasas cada semana respondiendo correos electrónicos o en reuniones.
Finalmente, escribir sobre las tareas que completas te ofrece un momento para reflexionar sobre esas tareas.
Por ejemplo, puedes notar que algo que pensabas que no te iba a tomar mucho tiempo, como responder correos electrónicos, en realidad abarca una buena parte de tu día. Hacer una pausa para reflexionar te brinda espacio para identificar impedimentos a tu productividad. A su vez, puedes pensar en cómo eliminar esos impedimentos.
Eso sí, al igual que el uso de una aplicación de seguimiento del tiempo, el diario intersticial requiere de “gastos generales”. Pasarás algo de tiempo a lo largo del día escribiendo sobre cómo estás gastando tu tiempo. Como dice el dicho, “el que algo quiere…algo le cuesta”.
Y no lo olvides, «sólo cuando tú creces tus resultados crecen».
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